04.06.2025Nebenkostenabrechnung richtig erstellen: Tipps für Vermieter

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine Herausforderung – und für Mieter oft ein Streitpunkt. Wer die Abrechnung korrekt und nachvollziehbar erstellt, kann Konflikte vermeiden und rechtlich auf der sicheren Seite bleiben.

Welche Kosten dürfen umgelegt werden?

Grundsätzlich dürfen nur sogenannte „umlagefähige Betriebskosten“ abgerechnet werden. Dazu zählen unter anderem:

Wasser, Heizung, Müllabfuhr
Gebäudereinigung und Hausmeisterdienste
Grundsteuer und Gebäudeversicherung

Verwaltungskosten oder Reparaturen gehören hingegen nicht dazu und müssen vom Eigentümer selbst getragen werden.

Was gehört in die Abrechnung?

Die Abrechnung muss eine Auflistung aller angefallenen Betriebskosten enthalten, die auf die jeweilige Mietpartei umgelegt werden. Dabei ist anzugeben, wie die Kosten verteilt wurden – zum Beispiel nach Wohnfläche oder Verbrauch. Zudem muss der Zeitraum der Abrechnung genau angegeben werden (maximal 12 Monate).

Fristen einhalten

Vermieter haben zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Abrechnung zuzustellen. Danach dürfen eventuelle Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden – es sei denn, der Vermieter ist an der fristgerechten Abrechnung unverschuldet gehindert worden.

Fazit

Eine transparente und rechtssichere Nebenkostenabrechnung schützt Vermieter vor Streitigkeiten und rechtlichen Auseinandersetzungen. Wer regelmäßig abrechnet und alle Belege sorgfältig dokumentiert, spart Zeit, Ärger – und oft auch bares Geld.

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